Hoe organiseer je een digitale brainstorm op afstand?

We kunnen de coronacrisis niet meer zien als een tijdelijke onderbreking van de normale werkzaamheden. Ook de komende periode moeten we vanuit huis werken. Dit vraagt om andere manieren van samenwerken en dus ook een andere manier van brainstormen. Maar hoe doe je dat? Hoe bewaak je de voortgang? En hoe kom je tot een goed resultaat? We helpen je op weg met deze 3 stappen.

Stap 1: Zorg voor de noodzakelijke IT-middelen

Als je thuiswerkt ben je waarschijnlijk al voorzien van een laptop of PC. In dit geval hoef je er enkel een camera of microfoon op aan te sluiten als deze nog niet zijn ingebouwd.

Werk je toch vanaf kantoor? Creëer dan een regiekamer vanaf waar je de brainstorm gaat houden en waar alle ideeën samenkomen. Je kunt dan het beste gebruikmaken van een digitaal interactief scherm met een ingebouwde PC. Je profiteert dan van alle voordelen van het interactief brainstormen, zoals multitouch aanraking en het snel toevoegen van video, data, foto’s en afbeeldingen.

Stap 2: Zorg voor een virtueel whiteboard

Doordat je op afstand werkt kun je niet gezamenlijk op flipovers, post-it’s of brown papers schrijven. Dit moet je dus digitaal organiseren. Hiervoor zijn tal van brainstorm-apps in omloop, maar ik ben groot fan van de whiteboard-app van Microsoft. Hiermee heb je geen fysiek bord nodig en kan iedereen meedoen, ongeacht op welke locatie ze zich bevinden. Whiteboard biedt alles om snel en eenvoudig te brainstormen. Je kunt schrijven, tekenen, afbeeldingen toevoegen, aantekeningen maken en je ideeën oppennen. Na afloop kun je de gehele sessie rondsturen naar wie je wilt of opslaan om er later mee verder te gaan. De Whiteboard-app werkt tevens samen met Teams. Je kunt dus ook je whiteboards in de daarvoor bestemde Teams opslaan.

Stap 3: Bereid de brainstorm goed voor

Techniek is slechts een onderdeel van wat je kan helpen. Alles valt of staat met een goede begeleiding. Denk daarbij aan de volgende maatregelen die je kunt treffen om zo goed mogelijk een brainstorm te leiden:

• Beperk het aantal deelnemers tot vijf. Zo hou je de vergadering effectief en voorkom je dat mensen door elkaar heen gaan praten. Een kleine groep maakt de vergadering een stuk effectiever. Heb je toch een grotere groep? Laat dan de gespreksleider bepalen wie aan het woord mag of laat deelnemers hun ideeën delen op een digitale post-it.

• Maak het probleem en de vraag vooraf naar de groep deelnemers helder. In een online meeting heb je dan het risico dat je deelnemers afdwalen. Door de vraag concreet neer te leggen kunnen deelnemers hun ideeën gezamenlijk delen via het digitale whiteboard. Geef eventueel tijdslimieten aan om over een bepaald onderwerp na te denken.

• Zorg vooraf dat je audio en video test. Het is misschien een overbodige tip, maar niets is vervelender dat de techniek niet goed werkt.

Het resultaat

Toegegeven, het is even wennen aan de techniek en misschien ben je zelfs sceptisch dat je niet dezelfde interactie bereikt als ‘in het eggie’. Maar mijn ervaring is dat je razendsnel verrast wordt door de mogelijkheden van digitaal brainstormen: de creativiteit gaat niet verloren, de betrokkenheid van deelnemers blijft hoog en je hebt vooral veel plezier. De hoogste tijd om dus een digitale brainstorm te starten en nieuwe inzichten en ideeën op te doen.

Aan de slag!

Juist nu alle overleggen digitaal worden georganiseerd, is een ingerichte ruimte om vergaderingen te leiden belangrijk. Met de juiste middelen zorg je ervoor dat de creativiteit van je organisatie niet verloren gaat en worden vergaderen een stuk effectiever wordt. Vanzelfsprekend kunnen wij je helpen met de inrichting op kantoor. Uiteraard doen we dat met inachtneming van de aanbevelingen van het RIVM.

Meer weten?
Lees hier alles over:
-IT oplossingen voor de zakelijke markt
-Digitale werkplek

Wil je direct contact opnemen? Je kunt ons bereiken via info@previder.nl, op 088 - 332 3333, of via onze contactpagina.