Maar wat als de coronacrisis straks voorbij is? Gaan al die organisaties dan terug naar hoe het was? Ik verwacht van niet. Er zal vast weer meer op kantoor worden gewerkt, maar werken op afstand is een blijvertje. Zeker de combinatie van beide, die je met enige fantasie 'het hybride kantoor' zou kunnen noemen, brengt in meerdere opzichten winst met zich mee. Medewerkers worden flexibeler en productiever. Beschikbare werkplekken op de locatie(s) van de organisatie worden efficiënter benut en de organisatie heeft per saldo minder kostbare ruimte nodig. En ook niet onbelangrijk: het woon-werkverkeer wordt gereduceerd, met als gevolg minder files en minder belasting van het milieu.
De moderne werkplek als oplossing
Voor organisaties is het dus zaak om de transformatie naar het hybride kantoor structureel te maken. Maar hoe pak je dat aan? Het antwoord op die vraag kan voor een groot deel worden gevonden in de moderne werkplek: een flexibele virtuele werkomgeving waarin bedrijfskritische applicaties geïntegreerd en gekoppeld zijn. Via één centrale startpagina krijgt elke gebruiker vanuit meerdere bronnen en omgevingen precies het juiste IT-aanbod.
Wat maakt de moderne werkplek anders?
Wat de moderne werkplek vooral onderscheidt van de traditionele, is dat de eindgebruiker met zijn eigen context centraal staat. Die context wordt bepaald door factoren als plaats en verbinding, en de rol en identiteit van de gebruiker zelf. Op basis van deze context krijgt de gebruiker de informatie die hij nodig heeft, geschaald naar het apparaat dat hij op dat moment gebruikt. De moderne werkplek is dus vooral een gepersonaliseerde werkplek. Mensen worden uitgerust met middelen waarmee ze hun werk goed kunnen doen. Dat geldt ook voor de hardware. De een werkt het beste met een tablet of een hybride tablet-laptop, de ander met een werkstation met twee schermen. Er zijn ook medewerkers die behoefte hebben aan meerdere apparaten, bijvoorbeeld een werkstation voor CAD/CAM-tekenwerk en een laptop voor vergaderingen.
Stratenboek vs. navigatiesysteem
Een ander belangrijk kenmerk van de moderne werkplek is dat hij informatie aanbiedt in plaats van applicaties. Applicaties zijn vergelijkbaar met het Shell Stratenboek dat vroeger veel mensen in hun dashboardkastje hadden liggen: je opent het, zoekt de informatie op die je nodig hebt en bergt het weer op. Tegenwoordig doet niemand dat meer. Je hebt immers een navigatiesysteem dat informatie voor je vertaalt naar routes, waarschuwt voor files en zelfs alternatieve routes suggereert.
Net als dat navigatiesysteem is de moderne werkplek erop gericht de gebruiker direct bruikbare informatie te verschaffen. Neem bijvoorbeeld een situatie in een ziekenhuis, waar een verpleegkundige over de gang loopt en op haar tablet ziet dat het tijd is om patiënt Pieterse een inenting tegen trombose te geven. Maar dan komt er via diezelfde tablet een berichtje door: patiënt Pieterse is net opgehaald voor een röntgenfoto. De verpleegkundige plaatst deze patiënt nu achteraan in haar ronde en werkt daardoor efficiënter.
Communicatie
Als je een moderne werkplek wilt gaan invoeren, moet je ook stilstaan bij de moderne communicatiemiddelen die daarbij horen. Medewerkers die (deels) thuis werken hebben baat bij een goede webcam en headset, een chatfaciliteit en mogelijkheden om te vergaderen via bijvoorbeeld Skype for Business of Microsoft Teams. Ook kan het nuttig zijn om in een vergaderruimte mensen die op verschillende plekken deelnemen aan een online meeting te laten zien op een groot touchscreen of display.
Extra aandacht voor veiligheid
Natuurlijk brengt het werken met de moderne werkplek specifieke vraagstukken met zich mee op het gebied van beveiliging. Het is van belang dat medewerkers gebruik maken van een vertrouwd WiFi-netwerk en liefst werken via een VPN (Virtual Private Network). Voor veilig inloggen moet eigenlijk minimaal tweefactorauthenticatie (2FA) worden toegepast. En medewerkers moeten zich terdege bewust zijn dat cybercriminelen in deze ongewone tijden nog eens extra inventief zijn geworden: corona-gerelateerde phishing en malware zijn aan de orde van de dag.
Denk aan de gebruikers!
En dan nog een laatste maar zeker niet onbelangrijk aandachtspunt bij de invoering van de moderne werkplek: het is van groot belang dat je medewerkers de kennis en vaardigheden hebben om hun tooling goed te kunnen gebruiken. Sla je die stap over, dan bestaat het risico dat het potentieel maar voor een deel wordt benut. Daarmee komen we op het vlak van verandermanagement en adoptie. Hoe kom je aan de hand van persona's en rollen binnen de organisatie tot de juiste keuzes in apparaten en applicaties? Hoe maak je effectieve afspraken over onderlinge communicatie en samenwerking? En hoe zorg je er met training en begeleiding voor dat je de beoogde productiviteitsverbetering daadwerkelijk behaalt?
Interessant?
Wil jouw organisatie ook het goede van de coronacrisis behouden door te gaan werken met een moderne werkomgeving? Dan kan Previder je over de hele linie terzijde staan, van de analyse van de (gebruikers)behoefte en het implementeren van de omgeving tot en met verandermanagement en adoptie. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
Lees meer artikelen over effectief thuiswerken
Meer weten over slimmer samenwerken?
Als organisatie wil je dat IT niet belemmerend werkt. Je zit niet te wachten op bestanden die verloren gaan of medewerkers die drie keer moeten inloggen om toegang te krijgen tot een bestand. Wat jou betreft moet IT helpen en samenwerking aanmoedigen. Je wilt dat medewerkers effectief samenwerken. Hoe je dat voor elkaar krijgt, bespreken we in dit e-book.
Meer weten?
Lees hier alles over:
-IT oplossingen voor de zakelijke markt
-Digitale werkplek
Wil je direct contact opnemen? Je kunt ons bereiken via info@previder.nl, op 088 - 332 3333, of via onze contactpagina.
